Archivo de la Cancillería de España

Nombre del Ministerio

Ministerio de Asuntos Exteriores de España

Dirección electrónica

www.mae.es

Encargado y Dirección del Archivo

Señora Cristina González Martín

Directora Archivo General Plaza de la Provincia, 1

Teléfono  (34 91) 379 95 40 - 379 93 07

Sala de Consulta 379 92 10

Fax (34 91) 366 39 53

E Mail [email protected] 

Web Minrel www.mae.es

Breve historia del archivo y situación actual:

El Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores se ha desarrollado paralelamente a las actividades del Departamento Ministerial a la que pertenece, que se creó a principios del siglo XVIII con la llegada de los Borbones a España. En consecuencia, se denominó en primer lugar, Archivo de la Secretaría de Estado, y desde 1938, cuando el Ministerio cambió de nombre, Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores.  

Hasta 1900, el Archivo del entonces Ministerio de Estado estuvo situado en el Palacio  Real, pero en esa fecha se trasladó a los sótanos del Palacio Santa Cruz, al habilitarse el edificio para sede del Ministerio de Estado. En la década de los 50, todo el archivo pasó al denominado Edificio Nuevo, anexo al Palacio de Santa Cruz.   La documentación depositada en este Archivo General ocupa más de 12 KM de estantería, remontándose la más antigua al siglo XVI, que corresponde a los fondos de la Embajada de España ante la Santa Sede.  

Pero de un modo genérico podemos decir que los fondos documentales datan de 1834, aunque ese límite cronológico dista de mucho de constituir una fecha rígida. La documentación del primer tercio del siglo XIX perteneciente a la Primera Secretaría se conserva en el Archivo Histórico Nacional por haber sido transferida a él desde el Ministerio de Estado en sucesivos envíos, adoptándose como fecha límite para esos envíos la de 1834, año del fallecimiento de Fernando VII.  

Asimismo desde la década de los años setenta se ha procedido a transferir al archivo General de la Administración en Alcalá de Henares, algunas series documentales del siglo XIX y primer tercio del XX, correspondiente a Secretaría, Comercio, Contabilidad Asuntos Judiciales, Culturales, Pasaportes, Correspondencia y Telegramas, así como la documentación procedente de diversas Representaciones de España en el extranjero, por lo general anterior a 1950.  

Tal y como señala el artículo 1º del reglamento de régimen interno de este archivo General, aprobado por la Resolución de la Subsecretaría del Ministerio de Asuntos Exteriores de 18 de febrero de 1991, el archivo reúne el conjunto de documentos, cualquiera que sea su fecha, su forma o su soporte material, producidos o recibidos por este Ministerio, por alguno de sus órganos o por las personas físicas al servicio de aquél en el desempeño de su cargo, con el fin de su conservación y ordenación para la gestión administrativa del Ministerio, investigación, cultura e información.

Así pues, recibe toda la documentación producida o recibida del Ministerio, sea cual sea su soporte material relativo a su actividad.   Del Archivo depende la coordinación del funcionamiento de todos los archivos de oficina y administrativos en general del Departamento. Asimismo, coordina los envíos de documentación de las Representaciones españolas en el extranjero a este Archivo.

 El Archivo General es una unidad funcional integrada en la Secretaría General Técnica del Ministerio, y desde 1992 está separado del servicio de biblioteca, estructurándose como una unidad de apoyo de esa Secretaría General Técnica, dependiendo de la Vicesecretaría General Técnica con rango orgánico de "Servicio", en donde se integran un equipo de trabajo técnico y un negociado administrativo.  

Condiciones de acceso al servicio:

Las condiciones de acceso al Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores son idénticas para los nacionales y para los extranjeros.

Para consultar la documentación es precisa una autorización del Secretario General técnico, una vez que se haya presentado la solicitud en el archivo General y cumpliéndose los requisitos correspondientes conforme a lo estipulado en la Orden Ministerial de acceso al Archivo de 2 de abril de 1991.  

En la solicitud el investigador ha de acreditar suficientemente su personalidad y especificar los fines de la investigación, precisando asimismo, el tema y sus fechas extremas. Esta instancia será informada por el Director del Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores, quien deberá indicar si la documentación que se desea consultar es de libre consulta o está incluida en algunas de las excepciones del artículo 4º de esa Orden Ministerial.  

Una vez obtenida la autorización y con una foto del investigador el Archivo expide la tarjeta del investigador, para que éste pueda acceder a la Sala de Lectura, sin que se requiera ninguna acreditación de título o estudios ni carta de presentación.  

El horario al público es de lunes a viernes, de 09:30 a 14:00 horas.  

La Sala de Lectura permanece cerrada al público el 24 y 31 de diciembre, el 2 y 15 de mayo, y además días festivos según el calendario español.  

Medios a disposición de los investigadores:

La Sala de Lectura es propia del Archivo y tiene capacidad para treinta y dos usuarios. En ella también se atienden las peticiones de libros de la Biblioteca auxiliar, y además las peticiones de reproducciones mediante fotocopias efectuadas por los investigadores.

  En La Sala de Lectura el investigador dispone de un lector de microfilms y de microfichas. Asimismo en dicha Sala de Lectura existen unos ordenadores para el acceso "on-line" a las bases de datos y a la imagen de los documentos digitalizados disponibles al público, además de para la propia gestión del usuario.   Además, el Archivo General tiene a disposición del investigador la Sala de Instrumentos de Descripción del propio archivo, y una Biblioteca de consulta, de libre acceso con las obras especializadas en Archivística, Inventarios, Catálogos, Guías de Archivos, además de obras de referencia básica.

Medios de  reproducción de documentos:

El archivo General dispone de un servicio de fotocopias, que han de solicitarse en impreso oficial, comprometiéndose, además, el investigador a destinar las fotocopias para fines de investigación únicamente, sin finalidad lucrativa.  

Cuando algún investigador desea un microfilm, el Archivo General traslada la solicitud al Servicio Nacional de Reproducción de Documentos, para que esta institución lo realice.  

Si se pretendiera la publicación de reproducciones suministradas por el Archivo, el investigador deberá solicitar la autorización de éste, obligándose a cita la procedencia de los documentos reproducidos. El investigador que obtuviera autorización para fotografiar documentos de Archivo, deberá entregar a éste un ejemplo de la reproducción.  

Normativa vigente sobre acceso a los documentos

El acceso al Archivo General se rige por la Orden Ministerial de fecha 2 de abril de 1991. Las excepciones a la libre consulta son:  

• Documentos no públicos por disposición de la Ley.
• Materias clasificadas por la Ley.
• Documentos que afecten a la seguridad y defensa del Estado o averiguación de los delitos.
• Documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que afecte al honor y a la intimidad de las personas.

Para los documentos citados en los guiones segundo y tercero se establece el respeto al plazo que fijó la autoridad que calificó o clasificó y la reserva de 25 años respectivamente.   Para los documentos con datos personales, la Orden recoge los plazos establecidos en la Ley del Patrimonio Histórico de 25 de junio de 1985; 25 años después del fallecimiento o 50 años si se ignora la fecha del fallecimiento.  

Breve descripción de los fondos

Desde 1932, los fondos del Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores se estructuran en dos secciones principales, denominadas convencionalmente Archivo Histórico (H) y Archivo Renovado (R), establecidas en un modo general por la fecha divisoria de 1931.   El Archivo Histórico está integrado por los siguientes fondos:    

• "Política" compuestas por las series de Política Exterior, Política Interior, Ultramar y Colonias, y I Guerra Mundial. Las fechas extremas son: 1746/1931.
• "Correspondencia", integradas por las series de correspondencia con Embajadas y Legaciones, correspondencia con Consulados y correspondencia con Viceconsulados y Consulados Honorarios. Las fechas extremas son: 1779/1931.
• "Protocolo", formada por las series de la Casa Real Española, Casa Real Extranjera, Misiones Extraordinarias españolas, Misiones Extraordinarias Extranjeras, Protocolo España, Santa Sede, y Repúblicas. Las fechas extremas son: 1840/1929.
• Fundaciones Españolas en el Extranjero", con las series de Lugares Píos de Italia y Fundaciones especiales. Las fechas extremas son: 1745/1927.
• "Fundaciones Extranjeras en España", con las series de Bélgica, Francia, Italia, Reino Unido, y Portugal. Las fechas extremas son: 1820/1896.
• "Agencia de Preces en Roma", con las series de Agencia General, Agencia de Roma, y Agencia de Diocesanas. Las fechas extremas son: 1777/1922.
• "Cancillería", con las series de: Orden de Toison de Oro, Orden de Carlos III, Orden de las Damas Nobles de María Luisa, Orden de Isabel la Católica, Condecoraciones de otros Ministerios, Condecoraciones extranjeras, Reales Maestranzas, Ordenes Militares, Grandeza de España, Caballeros Hijosdalgo de Madrid,. Las fechas extremas son: 1840/1929. Y a partir de esa fecha las series de Protocolo, Ordenes y Cancillería se integran en el Archivo Renovado.

El "Archivo Renovado" está compuesto por los fondos procedentes de las distintas dependencias del Ministerio y de las Representaciones de España en el Extranjero desde 1931.   Además de estas dos Secciones principales, existen también otras secciones:  

• Personal (P), integrada por los expedientes personales desde 1750 tanto del Servicio Exterior español como de los acreditados en España, y que desde 1991 se integran ya en el Archivo Renovado. Son series abiertas.
• Obra Pía (OP), correspondiente a la documentación del Patronato de la Obra Pía de los Santos Lugares desde el siglo XVI hasta 1931. A partir de esa fecha se integra en el Archivo Renovado.
• Archivo de la Embajada de España en la Santa Sede  (SS). Las fechas extremas son: 1540/1900.
• Tratados (TR), con las series de Tratados, Negociaciones, Proyectos de Tratados, Tratados Extranjeros y Arbitrajes desde 1801 hasta 1935.
• Testamentos (T), formada por las copias de testamentos que remiten al Archivo de los Consulados y embajadas de España en el extranjero desde fines del siglo XIX. Constituye una serie abierta.
• Condecoraciones (C), compuesta sólo por los expedientes de concesión de condecoraciones y que desde 1991 se integran en el Archivo renovado.
• "Mapas, Planos y Dibujos" (MP), integrada por el material cartográfico y algunos dibujos. El Plano más antiguo es del siglo XVIII.
• "Manuscritos" Por último hay que añadir:
• "Archivos Particulares", relativos a Manuel Allende Salazar, Pablo de Azcarate, Manuel González Hontoria, Joaquín Iturralde, Julio López Oliván, Emilio de Navascués y Ruiz de Velasco, Juan Negrín y Luis Nocolau D`Olwer.
• "Fondos de Gobierno de la República en el exilio" (1939/1954)
• "Ministerio de Defensa Nacional" (1938)
• "Compañía Campsa Gentibus"

 Inventarios Disponibles

Inventarios no publicados Todos los fondos cuentan con los tradicionales instrumentos de descripción como inventarios mecanografiados y fichas manuscritas:

• "El Archivo Histórico" está inventariado y cuenta con inventarios topográficos y detallados para las series de "Política Exterior", "Política Interior", "I Guerra Mundial", "Filipina y las Carolinas".
• Del Fondo de "Tratados" el investigador dispone de catálogos por países, cronológico y de materias.
• El fondo de "Obra Pía" está inventariado en folios mecanografiados y en fichas manuscritas.
• Para el fondo de "Condecoraciones" existe un fichero onomástico de los expedientes de concesión de la Orden de Carlos III, de la de Isabel la Católica y de la del Mérito Civil.
• "Personal" cuenta con un fichero onomástico e índices onomásticos mecanografiados.
• El fondo de "Testamentos" tiene un fichero manuscrito onomástico.
• Por lo que respecta al denominado "Archivo Renovado", además de los índices de remisión tiene un fichero catálogo diccionario de más de un millón y medio de fichas.
• La selección de "Manuscritos" tiene un catálogo publicado.
• En el fondo de "Mapas y Planos" también dispone de fichas manuscritas.

Junto a los instrumentos tradicionales de descripción el Archivo General cuenta con varias bases de datos, de acceso on-line en la Sala de Lectura ya desde 1994. Además, de dichas bases de datos se extraen otros instrumentos de información como índices, inventarios, repertorios de series documentales...   Estas bases de datos responden a un programa de Descripción y difusión de la información dentro del Plan de Informatización del Archivo, y para ello se ha profundizado en el nivel de descripción de los tradicionales instrumentos de descripción, a la vez que se ha descrito por primera vez otras series documentales. Para llevar a cabo ese Programa se ha normalizado todo lo referente a:  

• Terminología de los organismos productor y remitente.
• Descriptores, conforme a un Tesauro que paralelamente se ha elaborado.
• Descripción propiamente dicha, normalizado en cada nivel de descripción.

Las bases de datos "TEST", "COND" y "PERS" corresponden a unas series y tipos documentales muy determinadas:  "TEST" (Testamentos): Recoge los datos más importantes de la serie de las copias de Testamentos expedidos por las Representaciones españolas y remitidos por la Dirección General de Asuntos Consulares a este Archivo General conforme al art. 735 del Código Civil.  "COND" (Condecoraciones): Referidas a los expedientes de concesión de condecoraciones nacionales y extranjeras a nacionales y extranjeros.  "PERS" (Personal): Relativa a los expedientes personales de todo el personal del Ministerio y a los expedientes personales de todo el personal de las Representaciones acreditadas en España.   Las otras bases de datos reflejan la tradicional organización del Archivo General.  "AHIS" (Archivo Histórico): Esta base integra los fondos del denominado "Archivo Histórico", la sección de "Tratados" la de "Obra Pía" y el "Archivo de D. Manuel Allende Salazar".  "ARGE" (Archivo Renovado): Esta base abarca los fondos del llamado "Archivo Renovado".  "MAPA" (Mapas, Planos y Dibujos): Para el material gráfico, ya sean mapas. Planos o dibujos. En esta base de datos no sólo se recogen los datos tradicionales en la catalogación de este tipo de documentos, sino que también, incluye un título clave que sirve para agrupar los mapas o/y planos de ese mismo título clave, descriptores, onomásticos, geográficos y temáticos, la valoración documental, la relación con otros documentos (caso de anexos de expedientes), o con otros fondos del Archivo y el estado de conservación.  "MANU" (Manuscritos): Supone el índice complementario del catálogo publicado en 1974 de la sección de Manuscritos, relacionándose el número del manuscrito con sus números de catalogación y localización tipográfica.   Con excepción de esta última base, el resto incorpora la normalización recogida en el "Tesauro de Archivo".   Dicho Tesauro, por otra parte, se presenta de cuatro formas:  

• Tesauro Temático
• Tesauro Alfabético
• Listado de siglas y sinónimos e índice Permutado

Por otra parte, se ha iniciado la digitalización de los documentos, para unir los datos de las bases de datos con su imagen respectiva. En concreto, se ha comenzado por digitalizar el fondo documental de "Tratados", y así el investigador podrá consultarlos a partir del disco óptico.   Los trabajos nuevos de identificación y descripción de los fondos documentales se han enlazado además, con los antiguos instrumentos en la base de datos de los instrumentos de información, "CIDD", de la que se extrae el Catálogo de Instrumentos de Información. De este modo el público puede conocer todos los Instrumentos de cada fondo documental y sus autores.   

Inventarios Publicados

• SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina de: Guía del Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores. Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1994.
• Archivo de Barcelona. Inventarios. Ministerio de Estado 1936-1939, Ministerio de asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1991.
• Archivo de la Embajada de España cerca de la Santa Sede. Roma, 1915-1921. (7 volúmenes).
• Breve Guía del Investigador, Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1993. (desplegable).
• García Rives, Luis: Ministerio de Asuntos Exteriores en "Guía de los Archivos de Madrid", 1952 pp. 94-108.
• INDICES de los documentos de las ayudas a los republicanos españoles en el exilio y del Gobierno de la República de México, Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1986?
• LOZANO RINCÓN, Mª José y Romera Iruela, Enrique: Guía del Archivo del Ministerio de asuntos Exteriores, Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1981.
• RIVANA MARTÍN, Manuel: Inventario de los Libros Registrados de la Orden de Carlos III, Isabel la Católica y Damas Nobles de María Luisa, conservados en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores, en "Hidalguía", Nº 226-227, 1991 pp. 369-399.
• SANTO RODRÍGUEZ, Miguel: Los manuscritos del Archivo General y Biblioteca del Ministerio de Asuntos Exteriores (catálogo sistemático), Ministerio de Asuntos Exteriores, Dirección General de Relaciones Culturales, 1974.

Obras de Referencia

• BECKER, Jerónimo: Algunos manuscritos de la Biblioteca del Ministerio de Estado, en Boletín de la Real Academia de la Historia, LXXXV (1919), pp. 481-488.
• RODAO, Florentino: Fondos sobre Extremo Oriente en el Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores, en "Extremo Oriente Ibérico. Investigaciones Históricas: Metodología y estado de la cuestión", Madrid: AECI; CSIC, pp.27-38.
• SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina de: Consideraciones sobre el acceso a los archivos diplomáticos, en "Boletín de la ANABAD", XLI (1991), Nº 3-4, julio - diciembre, pp. 195-200.
• Id., El archivo General del Ministerio  de Asuntos Exteriores como fuente para la Historia de las Relaciones Internacionales, Madrid, octubre, 1994.
• Id., El Archivo Diplomático como Fuente Documental para la historia industrial en la España de Franco (1939-1959), Univ. de Somosagüas de Madrid, 1994.
• ESPADAS BURGOS, Manuel: Corpus Diplomático Hispano - Ruso (1667-1779), Madrid: Ministerio de asuntos Exteriores, Secretaría General técnica, 1991.
• NIETO NUÑO, Miguel: Diario del Conde de Pöting, Embajador del Sacro Imperio en Madrid 1664-1674, Madrid: Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1990.
• AGUIRRE DE CARCER, Nuño: La neutralidad de España durante la Primera Guerra Mundial (1914-1918) (en prensa).
• ORGANIZACIÓN, acceso y consulta de los archivos del Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid: Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1991.