Resguardando la historia del Minrel: “Las primeras gestiones de Chile en el extranjero están acá”

Ubicado en el piso -2 del Ministerio de Relaciones Exteriores se encuentra el Archivo General Histórico de Cancillería. Lejos de los espacios de poder, algo aislado y, durante mucho tiempo, poco valorado, el Archivo General Histórico posee una relevancia que es necesario reivindicar. Mal que mal, los 152 años de historia de la Cancillería se encuentran almacenados en los miles de documentos conservados al interior de los estantes y depósitos emplazados en este lugar.

Si bien su historia se remonta a 1957, cuando la Oficina de Partes, la Sección Clave y el Archivo Confidencial se fusionaron, centralizando la documentación ordinaria y la clasificada, los primeros antecedentes de un archivo son de 1840, cuando el entonces Departamento de Relaciones Exteriores era parte del Ministerio del Interior, y se nombró al Oficial Primero del Ministerio de Relaciones Exteriores, Juan Ramón Casanova, a cargo de arreglar el archivo del Ministerio del Interior.

Sandra Gutiérrez lleva cerca de 30 años trabajando en el Archivo. Llegó en 1994 a hacerse cargo de un proyecto para armar un laboratorio de restauración y para implementar un programa de conservación de la colección del archivo y en 2017 asumió la Jefatura del Archivo General Histórico. Por eso, nadie mejor que ella para ahondar más en detalles de una división cuya principal función es gestionar y conservar la memoria histórica de la Cancillería.

—¿Qué se puede encontrar en el Archivo General Histórico de Cancillería? ¿Cuántos documentos hay actualmente?

“La documentación que resguarda y gestiona el Archivo General Histórico es la intercambiada entre las direcciones de la Subsecretaría de Relaciones Exteriores con las embajadas y consulados de Chile en el exterior, con las embajadas residentes, con organismos internacionales y con otros ministerios, además de aquella intercambiada entre las mismas direcciones que componen la institución, lo que conforma un total de tres kilómetros lineales de documentación, aproximadamente, y una colección de fotografías con más de 60.000 unidades.

Esta documentación trata temas como la historia diplomática, consular, de países limítrofes, sobre culto y colonización, además de aquella que trata sobre algunos temas de inmigración, historial del personal del Ministerio, sobre la Antártica y algunas donaciones documentales de ex diplomáticos”.

—A su juicio, ¿cuáles serían los documentos más importantes que poseen?

“Todo es valioso y de valor tanto administrativo como patrimonial, por ejemplo, la documentación de países limítrofes que han utilizado los equipos de profesionales que prepararon la defensa de nuestras posiciones en temas limítrofes, o los primeros nombramientos de representantes chilenos en el exterior, como el de Mariano Egaña, ministro plenipotenciario que consiguió en Inglaterra el reconocimiento de la Independencia de Chile y que, con la idea de lograr un mayor desarrollo para el país, contrató profesores extranjeros, fomentó la inmigración y la creación de las primeras industrias nacionales.

Tenemos, también, documentos firmados por O´Higgins, San Martin, Portales, Blanco Encalada y muchos otros. Las primeras gestiones de Chile en el extranjero, los inicios de relaciones con los países de diferentes lugares del mundo están acá. De los temas más recientes hay mucho material con riquísimos antecedentes sobre la importante participación de Chile en organismos internacionales, la apertura comercial y cultural de nuestro país al mundo”.

—¿Todos los documentos requieren un cuidado especial? Imagino que los documentos más antiguos son mucho más delicados.

“Al revés, los documentos antiguos son mucho más estables porque el material es de algodón. Los que requieren de más cuidado son los documentos del siglo XX porque fueron hechos con papeles de menor calidad. Por ejemplo, tenemos un proyecto de digitalización de las memorias del Ministerio de Relaciones Exteriores, que nace de la preocupación porque son copias únicas y están impresas en un papel que es ácido y quebradizo lo que es irreversible.

Pero en términos generales, en la medida en que los documentos estén ordenados, guardados en carpetas especiales, con iluminación especial, y que la temperatura y humedad relativa se mantenga controlada, estos no deberían sufrir daños. Además, no usamos archivadores de palanca, ya que tienen metal, y dejamos el mínimo de corchetes para que se mantengan unidos los expedientes compuestos de documentos. En el fondo, usamos materiales que no sean dañinos, libres de ácido y estables”.

—En 2006, la Cancillería se trasladó a un edificio único, el ex-Hotel Carrera. ¿Dónde se encontraba el Archivo antes y cómo fue este traslado?

“Entre el 2005 y el 2007 fue el proceso de cambio. Antes estábamos en Bandera. A mí me tocó estar a cargo del traslado, ya que justo la jefa del Archivo fue destinada en ese tiempo. Por cerca de dos años hicimos la preparación. Primero tuvimos que organizar el espacio que estaba allá y ver cómo íbamos a trasladar todo al actual edificio, para así determinar cómo distribuir el mobiliario. Tuvimos que hacer un diagrama sobre dónde poner cada cosa, y sobre las condiciones climáticas de temperatura, humedad relativa, de seguridad, y otros factores que había que considerar para que el nuevo lugar fuera mucho más seguro.

Trasladar de manera ordenada tres kilómetros lineales de documentación fue una tarea titánica. Guardar eso en cajas de manera ordenada y después almacenarla acá fue un arduo trabajo. Previamente tuvimos que desarmar los muebles en el antiguo lugar, volver a armarlos acá, pero no fue suficiente, por lo que tuvimos que comprar más mobiliario. Fue una tarea grande, donde participamos muchas personas”.

—El Hotel Carrera fue uno de los hoteles más famosos del país en su momento y tiene una historia propia muy llamativa. ¿Esa historia se encuentra también almacenada en este archivo?

“Cuando nosotros llegamos aquí hicimos un estudio de cuándo se había creado este edificio y sobre qué personajes importantes habían visitado el hotel.  De hecho, mantenemos fotografías de algunos visitantes y, en ese sentido, sí conservamos parte de la historia del edificio. Pero más allá de eso, documentación del hotel no tenemos, porque no dejaron nada, salvo unas fotografías de Santiago antiguo, que nosotros incorporamos a nuestro archivo y la fotografía de estas visitas, que fueron de todo tipo, es decir, del mundo de la cultura, del deporte, de la música, de la política, de la diplomacia, había de todo, desde Maradona hasta la reina Isabel”.

—¿Puede contar un poco más de tu experiencia personal en el Archivo General Histórico? ¿Cuándo llegó a trabajar acá y cómo ha sido la experiencia?

“La experiencia ha sido variada y enriquecedora. Lo primero que puedo decir es que llegué muy joven a armar un laboratorio de conservación y restauración, además de establecer un programa de conservación de archivo en una institución donde nunca habían escuchado sobre este tema. En el camino yo también aprendí mucho de mis compañeros, de archivística y de colecciones documentales. Fue fascinante encontrar compañeros que también amaban su trabajo, los documentos y el patrimonio.

En ese tiempo, el concepto de patrimonio recién se empezaba a escuchar. Hoy es algo más común. Aquí todos crecimos, nos desarrollamos y especializamos. Los funcionarios también se han renovado, así como también los desafíos relacionados con la valoración del archivo y los cambios en la tecnología. Aún nos queda mucho por hacer. En resumen, el ser la restauradora en un primer momento, luego la encargada de proyectos y de la colección fotográfica a ser la jefa, me ha llenado de satisfacciones, ya que me ha dado la posibilidad de trabajar en distintas áreas y he podido vivir con el equipo los cambios y el desarrollo del archivo en estos casi 30 años.

He trabajado con un equipo con el que compartimos el amor por el archivo. Aquí estamos no porque estemos castigados, ni porque no encontramos otro lugar, es porque nos gusta y por la responsabilidad que tenemos con el ministerio y la comunidad en general. Nos encanta la documentación, la historia y el patrimonio. Somos apasionados por el resguardo y el cuidado de ella, por su contenido, porque es la memoria institucional. Y porque, además, un archivo adecuadamente organizado y gestionado contribuye a la buena gobernanza y a la transparencia. El que podamos prestar un buen servicio a otros, nos llena de felicidad y orgullo”.